«Plain language» o cómo usar un lenguaje sencillo para que se te entienda cuando escribes
Introducción
Piensa en el clásico texto administrativo: te piden cumplir con una serie de trámites, requisitos y documentación concretos en un plazo de tiempo limitado y el documento que se supone que te va a ayudar a aclarar todo está lleno de explicaciones mal ordenadas e inconexas, utiliza un vocabulario incomprensible y, por mucho que lo leas, no te queda claro qué tienes que hacer. ¿Por qué esos textos formales que necesitamos entender son muchas veces indescifrables, aunque estén escritos en nuestro propio idioma?
¿Cómo escribo un correo o un informe comprensible y sencillo, pero que sea a la vez formal y serio? Parece que medimos la formalidad de un texto en su complejidad lingüística y eso nos juega muy malas pasadas: nos sentamos a escribir dos cosas que tenemos que explicarle a alguien y acabamos redactando siete párrafos tan elaborados que ni nosotros mismos los entendemos. Al final, tenemos que leerlo tres veces para localizar y entender nuestras propias conclusiones. Y eso que teníamos la intención de hacerlo sencillo.
«Plain language»
El concepto «plain language» (lenguaje claro en castellano) se refiere a ese estilo de redacción simple, breve, organizado y eficiente; tiene el fin de acercarse y facilitar la tarea comprensiva al lector, eliminando toda clase de información y de expresiones innecesarias. Se trata de un acercamiento al lenguaje ciudadano, sencillo, sin perder la credibilidad que necesitamos que tenga cada escrito.
Estos son 10 consejos con los que podrás utilizar «plain language» en tus textos:
1. Ten claro el objetivo del escrito y ve directamente al grano. No deambules dando largas explicaciones hasta llegar al objetivo del mensaje; las puedes incluir después.
2. Elabora una estructura lógica y ordena los párrafos para facilitar la lectura: de mayor a menor, de temática general a específica, según la relación que guarden los elementos entre ellos… Cada texto es diferente, pero cada uno tiene un orden lógico.
3. Acorta las oraciones y divide el texto en párrafos. Las oraciones no deben ser de más de tres líneas: el cerebro tiene un límite de retención de información. Menciona y relaciona los elementos básicos de cada oración y utiliza los signos de puntuación para separarlas y coordinarlas entre ellas.
4. Menciona siempre al sujeto y a los afectados de forma ordenada y acaba con la impersonalidad: dirígete explícitamente al lector utilizando pronombres y determinantes posesivos como «tu» o «tus» (en vez de «el» o «los») y también diferénciate de él («nosotros», «nuestros»).
x «Deben entregarse las copias de las declaraciones de impuestos en las oficinas de atención al cliente».
✓ «Usted debe entregarnos una copia de sus declaraciones de impuestos en nuestras oficinas de atención al cliente».
5. Elimina las pasivas si no son necesarias: alargan las oraciones y generan confusión porque muchas veces omiten el complemento agente.
x «Se solicitará cita previa a través de la página web de la Comunidad para la inscripción de aquellos nacimientos que no hayan sido tramitados desde el Centro Hospitalario».
✓ «Solicite cita previa a través de la página web de la Comunidad para inscribir el nacimiento si el Centro Hospitalario no lo ha tramitado».
6. Cambia los sustantivos que describen acciones por los verbos adecuados: deshazte de las nominalizaciones.
x «Con el propósito de dar explicaciones de los descubrimientos haremos un análisis de los puntos principales de la tesis presentada».
✓«Para explicar los descubrimientos analizaremos los puntos principales de la tesis presentada».
7. Elimina los gerundios, las expresiones complejas y otras palabras de relleno: generan confusión y alargan las explicaciones. Además, los gerundios se suelen usar de forma incorrecta, así que lo mejor será evitarlos.
x «Se practican en el momento las inscripciones de nacimientos que se reciben desde los centros hospitalarios, remitiéndose el certificado a la dirección de correo electrónico facilitada en la solicitud».
✓ «Realizamos en el momento las inscripciones de nacimientos que recibimos desde los centros hospitalarios y remitimos el certificado a la dirección de correo electrónico facilitada en su solicitud».
8. Utiliza listas, tablas y cuadros para evitar repeticiones y párrafos largos y complicados de seguir.
9. Proporciona ejemplos para las explicaciones teóricas en vez de desarrollarlas en largos párrafos: quedará más claro.
10. Diseña la página para que cada elemento tenga su sitio y elimina las distracciones: «plain language» no aplica solo al texto, sino también la estructura, la edición y el diseño visual del documento: cuidado con las tipografías, el tamaño de la letra, los colores y la cantidad de imágenes.
